Официальный поставщик КонсультантПлюс в Ижевске и Удмуртской Республике

Вход/Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

\ \ \ \
Обязателен чек на ГСМ с АЗС к путевому листу арендованного авто в коммерческой организации

Первичные документы

14.05.2023

Вопрос

Обязателен чек на ГСМ с АЗС к путевому листу арендованного авто в коммерческой организации?

 

Ответ

Как списать расходы на ГСМ

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте по накладной поставщика, сами карты учтите на забалансовом счете, например, 012. При оплате наличными оприходуйте ГСМ по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей.

Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.

Проводки по учету ГСМ по топливным картам

Д 012                          Топливные карты приняты за балансом в условной оценке

Д 60 - аванс - К 51    Пополнен баланс топливной карты

Д 10 - К 60                 Приняты к учету ГСМ, отпущенные по картам

Д 60 - К 60-аванс      Деньги с топливной карты списаны в счет оплаты ГСМ

Д 20 (26, 44) - К 10   Стоимость топлива учтена в расходах

{Типовая ситуация: Как списать расходы на ГСМ (Издательство "Главная книга", 2022) {КонсультантПлюс}}

В последнее время широкое распространение получило приобретение ГСМ посредством топливных карт. Порядок признания таких расходов в целях налогообложения прибыли был рассмотрен УФНС по городу Москве в Письме от 30.06.2010 N 16-15/068679@.

В Письме сказано, что топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Подобный вывод содержат Постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22.

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается договором, в котором стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

При этом затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.

Таким образом, учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании счета-фактуры, акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам является неправомерным.

На АЗС при заправке автомобиля топливом по топливной карте работник получает чек. Однако некоторые чеки работники теряют. Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чек АЗС? Минфин России в Письме от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933, указал, что с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом в Письме отмечено, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер. "Налог на прибыль организаций, доходы и расходы" (10-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) ("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2020) {КонсультантПлюс}

Документом, на основании которого в путевом листе отражается количество топлива, заправленного в конкретный автомобиль, является представляемый поставщиком реестр операций по топливной карте (если топливная карта закреплена за конкретным автомобилем). В случае если топливная карта за конкретным автомобилем не закреплена, количество топлива, заправленного в автомобиль, определяется на основании чеков, выдаваемых электронным терминалом при приобретении топлива по топливной карте, которые должны прилагаться к представленным водителем в бухгалтерию путевым листам. {Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?.. (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}}

Как видим из консультаций для подтверждения использования ГСМ необходим путевой лист, отчет АЗС. Но для подтверждения факта заправки необходим чек. Поэтому для избежание вопросов от ИФНС лучше распечатывать электронные чеки. Пока Минфин и ИФНС не дает разъяснений по отмене бумажных чеков.

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в апреле 2022 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).


Возврат к списку