В служебную командировку в другой город направляются 4 работника. Они едут на личном автомобиле одного из них, для собственника автомобиля (водителя) перевозки не являются его функцией как работника.
Вопрос. Должен ли работодатель в данном случае оформить путевой лист, направить работника, который будет управлять транспортным средством, на предрейсовый и послерейсовый медосмотр и подлежит ли транспорт проверке на наличие неисправностей перед выездом (тех.осмотру) с отметкой об этом в путевом листе?
Ответ.
Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле
В приказе о направлении в командировку укажите, что работник едет туда на своем автомобиле, выпишите путевой лист (п. 7 Положения о командировках).
Заключите с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях и возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).
К авансовому отчету работник должен приложить путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее.
Служебная записка при командировке
Генеральному директору ООО "Альфа" Иванову И.И. от менеджера Потапова А.Н.
Служебная записка
На личном автомобиле Toyota Corolla (У777РА77) я ездил в командировку в Ростов. 12.08.2021 выехал из Москвы в 08.00, прибыл в Ростов в 11.45. 13.08.2021 выехал из Ростова в 15.45, прибыл в Москву в 18.40.
Потапов 16.08.2021
За использование личного автомобиля для командировки выплатите работнику компенсацию.
Остальные расходы на командировку оплачивайте и учитывайте, как обычно.
{Типовая ситуация: Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле (Издательство "Главная книга", 2021) {КонсультантПлюс}}
По нашему мнению, проходить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.05.2019 по делу N 33а-2857/2019).
{Вопрос: Нужно ли проходить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры курьерам организации, которые будут работать один-два дня в неделю на своем либо на служебном автомобиле? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}}
Полагаем, работники обязаны проходить предрейсовые медицинские осмотры, если управление служебным транспортом является их дополнительной трудовой функцией.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие перевозки автомобильным транспортом, а также перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями, должны в том числе организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ)).
Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2021) {КонсультантПлюс}
Полагаем, что если автомобиль, используемый для командировки, принадлежит одному из работников, то производить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства не нужно.
Подборка документов (см. приложение):
Вопрос: ...Правомерна ли позиция налогового органа, согласно которой по налогу на прибыль неправомерно учтена компенсация расходов на ГСМ работнику в командировке, так как на путевом листе отсутствует отметка о техосмотре, а также эта компенсация не включена в доходы работника, облагаемые НДФЛ? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}
Вопрос: Нужно ли проходить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры курьерам организации, которые будут работать один-два дня в неделю на своем либо на служебном автомобиле? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, апреле 2020 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс
Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).