Трудовые споры

Сотрудник повышает квалификацию и получает соответствующие документы за счет работодателя, работает у него на основной работе. Одновременно он трудоустраивается по совместительству к другому работодателю, используя эти же документы.

Вопросы. Можно ли запретить использование этих документов у другого работодателя? Можно ли забрать удостоверения и хранить их в личных делах сотрудников до момента увольнения?

Ответ

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:

• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
• анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
•  подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.

В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).

Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2022) {КонсультантПлюс}

Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).

Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:

• медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе;
• копии документов об образовании;
• аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2022) {КонсультантПлюс}

Таким образом, виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта. Полагаем, что хранение оригиналов документов о повышении квалификации (удостоверения о повышении квалификации) сотрудников в личных делах возможно только с их письменного согласия. К сожалению, информацией о том, каким образом можно запретить сотрудникам предоставлять документы о повышении квалификации, полученные за счет одного работодателя другому работодателю не найдено. Предполагаем, что данное условие будет ущемлять права работника и являться своего рода дискриминацией в сфере труда, на которую трудовым законодательством установлен запрет (ст. 3 ТК РФ).

Подборка документов (см. приложение):

Вопрос: Какие документы можно хранить в личном деле после увольнения работников, учитывая требования о защите персональных данных? (Консультация эксперта, Роструд, 2021) {КонсультантПлюс}

Вопрос: У нас в организации своевременно проводится повышение квалификации работников, которое оплачивает организация, и полученные удостоверения хранятся в личном деле сотрудника, и внесена запись в личную карточку, но приказа о направлении на повышение квалификации мы не делаем. Являются ли эти документы обязательными? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2021) {КонсультантПлюс}

{Вопрос: Копии каких документов может хранить ЧОП в личных делах сотрудников? Могут ли там находиться свидетельство об окончании курсов частного охранника, о присвоении квалификационного разряда, удостоверение частного охранника, водительское удостоверение, заключения медицинских комиссий? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2021) {КонсультантПлюс}}

Вопрос: ...Я обучалась на курсах повышения квалификации по инициативе работодателя. Удостоверение о прохождении курсов на руки мне не выдали, записей в трудовой книжке об обучении нет. Правомерно ли это? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, в январе 2022 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).